Barrierefreie PDFs aus Word: Die zehn wichtigsten Handgriffe

Beim Schreiben

1. Formatvorlagen für Überschriften. „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ statt fett und groß. Nur so entsteht eine Gliederung, durch die man springen kann.
2. Echte Listen. Aufzählungen über die Listenfunktion anlegen, nicht mit Bindestrich und Leertaste.
3. Alternativtexte für Bilder. Rechtsklick auf das Bild, „Alternativtext bearbeiten“: beschreiben, was das Bild aussagt. Reine Deko als dekorativ markieren.
4. Tabellen mit Kopfzeile. Die erste Zeile als Überschriftenzeile festlegen, keine verbundenen Zellen, keine Tabellen für Layout.
5. Keine leeren Absätze für Abstände. Abstände über die Formatvorlage einstellen – leere Zeilen liest der Screenreader als „leer, leer, leer“.
6. Sprechende Links. „Antrag auf Wohngeld herunterladen“ statt „hier klicken“.
7. Kontrast und Schrift. Dunkle Schrift auf hellem Grund, keine Information nur über Farbe.

Vor dem Export

8. Dokumenttitel und Sprache. Unter Datei → Informationen einen Titel eintragen; die Dokumentsprache auf Deutsch stellen. Beides wird ins PDF übernommen.
9. Barrierefreiheit prüfen. Word hat eine eingebaute Prüfung unter „Überprüfen“. Sie findet nicht alles, aber die häufigsten Fehler.
10. Richtig exportieren. „Speichern unter“ → PDF → Optionen: „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ aktivieren. Nicht über „Drucken“ als PDF – dabei gehen die Strukturinformationen verloren.

Prüfen

Das kostenlose Prüfprogramm PAC zeigt, ob das PDF die technischen Anforderungen von PDF/UA erfüllt. Dazu gehört ein kurzer Praxistest: das PDF mit der Tastatur durchgehen und eine Seite mit einem Screenreader vorlesen lassen.

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