KI-Richtlinie für den Mittelstand: Die Ampel, die auf eine Seite passt

Warum überhaupt eine Richtlinie?

Ohne Regeln entscheidet jeder selbst – und kopiert im Zweifel den Kundenvertrag in ein privates ChatGPT-Konto. Eine Richtlinie schützt Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse, gibt Mitarbeitenden Sicherheit und zeigt, dass Sie das Thema im Griff haben.

Dazu kommt die EU-KI-Verordnung: Seit Februar 2025 verlangt Artikel 4, dass Unternehmen für ausreichende KI-Kompetenz der Beschäftigten sorgen, die KI-Systeme nutzen. Wie diese Pflicht im Zuge der EU-Vereinfachungspläne künftig ausgestaltet wird, ist noch in Bewegung – Regeln und Schulung sind aber so oder so sinnvoll.

Das Ampel-Prinzip

Grün – einfach machen

Keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten im Spiel.

Texte, Mails und Beiträge entwerfen
Ideen sammeln und gliedern
Öffentliche Quellen zusammenfassen

Gelb – nur im Firmenkonto

Interne oder Kundendaten – nur in Werkzeugen mit Firmenvertrag, in denen Ihre Daten nicht zum Training verwendet werden.

Angebote und Protokolle auswerten
Kundenanfragen vorsortieren
Eigene Dokumente durchsuchen

Rot – nicht mit KI

Was Menschen schaden kann, wenn es schiefgeht.

Personal- und Gesundheitsdaten
Entscheidungen über Bewerbungen oder Kündigungen
Ergebnisse ungeprüft an Kunden schicken

Was außerdem auf die Seite gehört

Welche Werkzeuge erlaubt sind – mit Namen, etwa ChatGPT Team, Claude for Work oder Microsoft 365 Copilot.
Firmenkonten statt privater Konten – und wer sie vergibt.
Vier-Augen-Prinzip – KI-Ergebnisse prüft immer ein Mensch, bevor sie das Haus verlassen.
Kennzeichnung – wann Sie offenlegen, dass ein Text oder Bild mit KI entstanden ist.
Ansprechpartner – wer Fragen beantwortet und neue Werkzeuge freigibt.

Die Vorlage

KI bei Musterbau – unsere Regeln. Wir nutzen KI, um Zeit zu sparen, nicht um Verantwortung abzugeben. Erlaubt sind ChatGPT Team und Microsoft 365 Copilot mit Ihrem Firmenkonto. Grün: Texte und Ideen ohne Kundendaten – einfach machen. Gelb: Kunden- und interne Daten nur im Firmenkonto. Rot: Personal- und Gesundheitsdaten, Bewerbungen – nie mit KI. Jedes Ergebnis prüft ein Mensch. Fragen und neue Werkzeuge: Ayla Kaya.

Damit es gelebt wird

Eine Richtlinie wirkt erst, wenn alle sie einmal an eigenen Beispielen geübt haben. Darum gehören Richtlinie und eine kurze Schulung zusammen – mit Teilnehmerliste, damit Sie die Schulung auch dokumentieren können.